メールの書き方に悩む人におすすめしたい本『仕事が速い人はどんなメールを書いているのか』

仕事が速い人はどんなメールを書いているのか

 

メールの件名に「お世話になっております」と書いてしまう人に猛プッシュしたい本。

 

『仕事が速い人はどんなメールを書いているのか』

 

仕事が速い人の発想は以下の4点。

 

①「主導権」を握る

②ムダなことを排除する

③優先順位をつけない

④相手の思考を先まわりして考える

 

そして、そんな仕事が速い人がメールを書くときに気をつけているポイントは、

 

①そのメールを送る目的は何か?

②相手が読みやすいビジュアルか?

③返信してもらえる内容か?

④相手の心に刺さる言葉を使っているか?

⑤処理時間の削減を心がけているか?

 

この5つ。

 

本の内容はメールの書き方なのですが、これ、そのまま仕事のやり方にも応用できます。

目次を見るだけでも、

◎「目的」を伝えるために必要な6W+3H

◎メールを送る前にシナリオを作る

◎一番効果的なタイミングでメールを送る

◎ブロック化・一行空きで本文を美しく整える

◎箇条書きで相手の理解度をアップさせる

◎「なぜ、このメールを送ったのか」を先に書く

◎件名に開封したくなるキーワードを入れる

◎選択肢を示して返信を誘導する

◎ネガティブフレーズをポジティブフレーズに変換する

◎ムダな前置きはカットする

◎即レスできないメールはいったん受領の連絡をする

など、拾える部分はかなり多いです。

 

ちなみに、私が忙しい人に対してよくやるのは、「○○の件、AとBどちらにしますか?」のような件名にして、中まで読まなくても返事ができるようにしておくこと。

これなら相手も即答できるメールだなと判断できるので、返信を後回しにされることもほとんどありません。

書かれているノウハウはすぐに取り入れられることばかりなので、メールの書き方によく悩むとか、何を言いたいのかよくわからないと指摘されることがある、というような方にオススメです。

 

実はこの本を読んだ理由は、上のようなことを全部やったとしても、相手の読解力次第で全然伝わっていなかったり、まったく見当違いな返事をされてしまうので、それらを防ぐための書き方が載ってないかなぁ、と思ったから。

残念ながらその点については書かれていなかったので、自分自身で検証していく必要がありそうです。

いやー、頻繁にメールのやり取りをする人がそういうタイプだと、なかなか仕事が進まなくてですねー……

そういうことが書いてある本があったらぜひ教えてください。

 

仕事が速い人はどんなメールを書いているのか [ 平野友朗 ]

 

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仕事が速い人はどんなメールを書いているのか

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